Les écrits restent, mais pour combien de temps?
Si des papiers qui s’empilent pêle-mêle dans un tiroir ou sur un bureau sont souvent associés à de la procrastination, force est de reconnaître que le classement de relevés, de factures, d’états de compte et d’autres documents est loin d’être une tâche palpitante. Malheureusement, aussi inintéressante soit-elle, elle s’avère nécessaire et inévitable, car rien n’est plus exaspérant que de perdre des heures à retracer un document essentiel pour donner suite à une demande d’une institution financière ou d’une autorité fiscale, pour faire valoir un droit, etc.
Précisons tout d’abord que les délais mentionnés dans cet article sont à titre indicatif et tiennent compte, dans la mesure du possible, des contraintes liées à des situations comme :
– une réclamation en cas de perte, de destruction ou de vol d’un bien;
– la malfaçon ou la défectuosité d’un bien;
– un rappel du fabricant d’un bien;
– la preuve du bon entretien d’un bien lors de la revente;
– une demande de correction ou de révision d’un montant payé ou réclamé;
– une réclamation judiciaire;
– une révision par les autorités fiscales;
– une prescription légale.
Il est donc possible de conserver ces documents pendant une plus longue période de temps que celle mentionnée.
CLASSEMENT
Avant d’aborder la durée de conservation des documents, il est important d’organiser leur classement afin de les retrouver facilement. Pour ce faire, il est possible de les regrouper par grandes catégories. Exemples : personnel, habitation, assurances, finances, services publics, biens et services, véhicules, services professionnels.
Ces catégories peuvent être subdivisées à leur tour. Exemple : Personnel (état civil, santé, études, régime matrimonial, famille, succession), Assurances (vie, dommages, automobile, moto)
Il n’y a pas de loi universelle du classement. La détermination de catégories et de sous-catégories est d’abord et avant tout une affaire personnelle ainsi qu’une question de logique et, surtout, de facilité et de rapidité d’utilisation.
CONSERVATION
Format papier
Personnel
| Documents | Durée de conservation |
| Acte de naissance, extrait de baptême | À vie |
| Carnet de santé | À vie |
| Diplômes, certificats d’études | À vie |
| Contrat de mariage ou d’union de fait ou d’union civile | À vie ou jusqu’à une déclaration commune de séparation ou un jugement de divorce |
| Déclaration commune de séparation ou jugement de divorce | À vie |
| Entente ou jugement sur la pension alimentaire ou la garde des enfants | À vie |
| Mandat en cas d’inaptitude | À vie ou jusqu’à sa révocation |
| Testament | À vie ou jusqu’à sa révocation |
| Passeport | Jusqu’à son échéance et son renouvellement |
Habitation
| Documents | Durée de conservation |
| Contrat d’achat d’un terrain ou d’une propriété | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Contrat de vente d’un terrain ou d’une propriété | Au moins 6 ans après la vente ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Certificat de localisation | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire |
| Certificat d’évaluation foncière | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire |
| Certificat de garantie | Jusqu’à échéance |
| Quittance d’hypothèque | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire ou au moins 6 ans après la vente ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Comptes, reçus et quittances de taxes municipales et scolaires | 3 ans |
| Factures de réparations majeures et de rénovations | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire |
| Garanties de travaux de réparations ou de rénovations | Pendant toute la durée de la garantie |
| Bail, avis de modification du bail, ententes et correspondance avec le locateur | Pendant toute la durée du bail ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Quittance de loyer | 2 ans |
Assurances
| Documents | Durée de conservation |
| Vie | Pendant toute la durée de la police d’assurance ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Dommages (vol, incendie, responsabilité civile) | Pendant toute la durée de la police d’assurance |
| Automobile, moto | Pendant toute la durée de la police d’assurance |
Finances
| Documents | Durée de conservation |
| Talons de chèques de paye ou de prestations d’assurance-emploi | 6 ans ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Relevés de transactions (guichets automatiques) | Jusqu’à la mise à jour du livret ou de la vérification du relevé de compte |
| Relevés de transactions (achats et services payés avec une carte de crédit) | 6 mois |
| Déclarations de revenus et documents connexes (pièces justificatives, avis de cotisation, etc.) | 6 ans ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Relevés mensuels (comptes bancaires, livrets) | 6 ans |
| Relevés mensuels de cartes de crédit | 1 an |
| Certificats de placement (dépôt à terme, épargne-retraite, obligations d’épargne, etc.) | Pendant toute la durée de la possession |
| Reconnaissance de dette | 6 ans à compter de la date du dernier paiement |
| Quittance de prêt | 6 ans à compter de la date du dernier paiement |
| Acte de donation entre vifs | À vie |
Services publics
| Documents | Durée de conservation |
| Factures d’électricité | 3 ans |
| Factures de gaz ou de mazout | 3 ans |
| Factures de téléphone | 1 an |
| Factures de câblodistribution | 1 an |
Biens et services
| Documents | Durée de conservation |
| Modes d’emploi, guides d’utilisation et garanties | Pendant toute la durée de la possession |
| Factures d’achat d’appareils électroménagers, électriques , électroniques ou informatiques, de meubles, etc. | Pendant toute la durée de la possession |
| Factures de réparation d’appareils électroménagers, électriques, électroniques ou informatiques, de meubles, etc. | 1 an ou pendant toute la durée de la garantie de la réparation si elle est plus longue |
| Preuves d’achat d’articles coûteux (vêtements, bijoux, équipements sportifs, etc.) | Pendant toute la durée de la possession |
| Preuves d’achat d’œuvres d’art | Pendant toute la durée de la possession |
Véhicules
| Documents | Durée de conservation |
| Contrat d’achat ou de location d’un véhicule | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire ou de locataire ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Manuels d’entretien, etc. | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire ou de locataire |
| Certificats de garantie (véhicule, antirouille, pneus, etc.) | Pendant toute la durée de la garantie |
| Factures de réparation | Pendant toute la durée de la possession à titre de propriétaire ou de locataire |
Services professionnels
| Documents | Durée de conservation |
| Notes d’honoraires (comptables, avocats, notaires, etc.) | 6 ans ou en permanence aux fins de la constitution d’un historique (personnel ou familial) |
| Services et soins de santé (médecin, optométriste, etc.) | 6 ans |
Certains documents, en particulier des relevés de transactions, sont encore produits sur du papier thermique. Comme ils deviennent illisibles avec le temps, il est plus prudent de les photocopier ou de les numériser s’ils doivent être conservés à des fins spécifiques (preuve à fournir en cas de réclamation à une compagnie d’assurance ou de demande des autorités fiscales, etc.).
Dans tous les cas, il est important de ne jamais perdre de vue que les principaux ennemis des documents sont la lumière, l’humidité et la poussière.
Format électronique
Tous les documents ne sont pas en format papier. Un nombre de plus en plus important est produit en format de document portable (PDF). Ne serait-ce que pour les avoir sous la main en cas de litige, il est préférable de les sauvegarder sur un support informatique ou de les imprimer.
Contrairement à une croyance populaire, les supports informatiques servant à la conservation de documents (disques durs, cédéroms, clés USB, etc.) n’ont pas une durée de vie illimitée, d’où l’importance de porter une attention particulière à la façon de les utiliser et de les entretenir.
DESTRUCTION
La conservation des documents est une chose; leur destruction en est une autre.
Pour se prémunir contre la fraude et le vol d’identité, le déchiquetage demeure la solution la plus sécuritaire. À défaut de disposer d’une déchiqueteuse, il est possible de se prévaloir d’une des journées de déchiquetage que plusieurs municipalités organisent de concert avec les services de police, la plupart au mois de mars.
En terminant, pour obtenir de plus amples renseignements sur le sujet, nous vous invitons à prendre connaissance de l’opuscule intitulé À l’abri de l’oubli, Petit guide de préservation des documents personnels et familiaux publié en 2008 par Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
