Clinique en difficulté : quelles solutions s’offrent à vous?
Par Martine Brodeur, Conseillère Projets cliniques, et Marc Pineault, Directeurs adjoint Solutions cliniques
Au Québec, de nombreuses cliniques médicales font face à des défis complexes qui peuvent compromettre leur avenir et l’accès aux soins de santé pour leurs patients. Une chose est certaine : votre clinique n’est pas la seule à faire face à la pénurie de médecins, aux contraintes budgétaires et aux difficultés de recrutement du personnel. Voici des difficultés fréquemment rencontrées par les cliniques médicales et l’approche à adopter pour y remédier.
Les départs à la retraite
Situation A : Dans un groupe de médecine de famille (GMF) composé de 20 médecins, cinq d’entre eux annoncent leur départ à la retraite dans les trois prochaines années. Chacun de ces cinq médecins suivait environ 2 000 patients. Ce sont donc 10 000 patients qui risquent de se retrouver bientôt sans médecin de famille.
Les départs à la retraite des médecins plus âgés engendreront aussi des pertes financières pour la clinique. Le recrutement de jeunes médecins pour les remplacer ne sera pas facile, et c’est sans compter que les recrues mettront environ trois ans avant d’arriver à suivre un nombre équivalent de patients. La diminution du nombre de patients inscrits auprès des médecins de cette clinique se traduira par une baisse de son niveau de financement pour le GMF. Comment assurer la relève et maintenir un financement adéquat pour la clinique ?
Les ressources humaines
Situation B : Une clinique fait face à un important roulement de personnel. Après quelques mois, les secrétaires quittent. Ces changements de personnel administratif entraînent une désorganisation, des retards dans la prise de rendez-vous et une dégradation de la qualité du service offert aux patients. La clinique a l’impression d’avoir tout essayé : donner plus de formation, offrir de meilleures conditions de travail, etc., sans succès. Comment stabiliser l’équipe de secrétariat ?
L’adoption des nouvelles technologies
Situation C : Une troisième clinique conserve ses employés, mais ils sont débordés de demandes et de formulaires papier. Est-ce l’utilisation des dossiers médicaux électroniques (DME) qui est sous-optimale ? Le personnel et les professionnels maîtrisent-ils le logiciel ? Est-ce plutôt un problème de communication entre tous les employés et les professionnels de la clinique ?
La démarche gagnante : le diagnostic organisationnel
Un problème en cache souvent un autre. Les difficultés que votre clinique rencontre sont peut-être les symptômes d’un problème sous-jacent. Seule une évaluation 360o de votre clinique pourra « mettre le doigt sur le bobo ».
Ce type d’évaluation 360°, appelé aussi un diagnostic organisationnel, implique une analyse approfondie de la structure de la clinique, sa gouvernance, ses ressources humaines, son environnement physique et sa gestion des rendez-vous, ainsi qu’un examen du travail multidisciplinaire, de l’intégration des technologies et des communications, des dépenses, des loyers et de la comptabilité.
Le processus de diagnostic organisationnel dure environ huit semaines. Il commence par une rencontre exploratoire entre une firme-conseil et la clinique pour définir les enjeux auxquels celle-ci est confrontée et demander l’accès aux documents pertinents, comme les états financiers. Ensuite, des conseillers se rendent sur place pour observer le fonctionnement de la clinique et poser des questions à l’ensemble du personnel. Ces entretiens permettent de prendre le pouls du personnel pour mieux comprendre ce qui ne fonctionne pas. Leurs réponses, les observations faites par les conseillers et la documentation fournie sont examinées rigoureusement.
Au terme de l’analyse, l’équipe-conseil rédige un rapport et rencontre le client pour présenter les résultats. Elle peut formuler une centaine de recommandations, mais les priorités sont toujours bien identifiées pour être mises en œuvre le plus rapidement possible. Le rapport contient aussi des outils pour faciliter l’implantation des recommandations, comme des exemples de description de tâches et de contrats.
Solutions pour votre clinique
Après l’évaluation de la situation (comme pour les 3 exemples cités précédemment), nous pourrons proposer des recommandations sur mesure, comme un plan de relève, un plan d’optimisation des technologies ou un plan de rétention du personnel.
De plus, nos services ne s’arrêtent pas au diagnostic. Nous pouvons également vous offrir, dans un mandat subséquent, de l’accompagnement ponctuel en matière de ressources humaines, de gestion de crise ou du soutien pour implanter les recommandations du rapport.
Communiquez avec nous pour rencontrer une personne-ressource selon votre situation. Vous recevrez rapidement une offre de services et un plan préliminaire. Prenez rendez-vous.
