Simplifier la gestion d’une clinique médicale grâce à la technologie

Marc Pineault
Directeur adjoint Solutions cliniques Fonds FMOQ

La santé numérique prend de plus en plus de place au Québec. Alors qu’une poignée de premiers utilisateurs dans le monde médical embrasse les plus récentes avancées technologiques, une majorité de personnes prend son temps avant d’intégrer ces nouveautés, soupesant le pour et le contre. Malgré les coûts à défrayer pour équiper une clinique de logiciels de prise de rendez-vous et d’une borne d’accueil, entre autres, la convergence des soins de santé et de la technologie peut augmenter son efficacité. Marc Pineault, directeur adjoint Solutions cliniques, explique comment.

Les avantages de la technologie en clinique

Il existe plusieurs barrières à l’intégration de nouvelles technologies, notamment la nécessité d’établir un lien de confiance entre médecins et patients. Lorsque la mise en place est bien faite, la technologie engendre une réduction des coûts administratifs et une meilleure coordination des soins.

À titre d’exemple, la simplification des tâches administratives est un des avantages notables. Certains logiciels permettent l’intégration des rendez-vous avec d’autres systèmes, comme les dossiers médicaux électroniques (DMÉ), les réseaux d’ordonnance électronique et les systèmes de facturation. Plusieurs processus, autrefois faits manuellement, peuvent ainsi être automatisés, ce qui crée une économie de temps.

« Oui, il y a des frais lorsqu’on se dote d’un nouveau logiciel, mais il nous aide ensuite à mieux naviguer. Il permet de sauver du temps et génère des données qui seront utiles pour prendre de bonnes décisions de gestion », explique Marc Pineault.

Par où commencer ?

Une clinique d’envergure et très achalandée aura avantage à se doter de technologies visant à libérer l’accueil. Par exemple, une borne d’enregistrement numérique où les patients indiquent leur arrivée est idéale. Le processus peut s’accompagner d’un message programmé qui leur confirme qu’ils peuvent s’asseoir dans la salle d’attente jusqu’à ce qu’on les appelle. Le personnel de l’accueil sera ainsi plus efficace pour exécuter d’autres tâches.

« La gestion du changement est cruciale pour bien intégrer la technologie », souligne Marc Pineault. « On doit impliquer tout le monde afin que les personnes concernées comprennent la raison qui motive le changement. Par exemple, une secrétaire pourrait craindre que les technologies n’alourdissent sa charge de travail. Alors qu’à l’exception d’une courte période de transition, c’est l’inverse qui se produira. »

Les exemples d’outils utiles abondent. Un système de rendez-vous en ligne permet de diminuer le volume d’appels, ce qui libère le secrétariat, qui peut alors se concentrer sur d’autres tâches. Pour les médecins et les autres professionnels, le recours à des formulaires intégrés ou à un système de dictée compatible avec les DMÉ évite de travailler en double. La prise de notes s’en trouve simplifiée !

La recette du succès

Pour être efficace, un logiciel doit répondre à un besoin et s’intégrer avec les technologies déjà présentes en clinique. Le logiciel permettra-t-il de servir plus de patients ? Améliorera-t-il la satisfaction de la clientèle ? Réduira-t-il les erreurs de facturation ?

« L’important est de réfléchir en amont », précise Marc Pineault. « Un système de prise de rendez-vous, par exemple, peut poser des questions aux patients pour mieux comprendre le problème et leur attribuer une priorité. Il existe des mécanismes de contrôle pour éviter d’être débordé par des rendez-vous inutiles. »

Marc Pineault souligne également l’importance de ne pas sous-estimer la clientèle. « Même les patients âgés sont capables d’utiliser les technologies. En cas de doute, on recommande d’offrir de l’accompagnement durant une courte période de transition pour s’assurer que la techno-logie est bien adoptée. »

L’intégration de la technologie dans la gestion des cliniques médicales est une démarche essentielle pour améliorer l’efficacité et la satisfaction des patients. En planifiant soigneusement sa mise en place et en accompagnant les patients et le personnel dans cette transition, toutes les cliniques peuvent tirer parti des avancées technologiques. Contactez notre équipe Solutions cliniques pour mieux comprendre comment notre expertise peut soutenir votre transition numérique.